Zaplanowanie konferencji jest bardzo skomplikowanym przedsięwzięciem, ponieważ należy myśleć o naprawdę sporej ilości rzeczy zanim konferencja w ogóle dojdzie do skutku.
O czym trzeba pamiętać planując konferencję?
Osoba zabierająca się za planowanie konferencji powinna pamiętać przede wszystkim o tym żeby:
- zatrudnić odpowiednie osoby do jej obsługi,
- zorganizować catering,
- stworzyć i zaakceptować zaproszenia,
- wynająć sale i opcjonalnie hotel,
- zaprosić prelegentów,
- wysłać zaproszenia do wszystkich gości,
- porozwieszać właściwe plakaty.
Jedzenie – istotny element każdej konferencji
Najistotniejsze w tym wszystkim wydaje się to, aby zamówić catering, który jest sprawdzony i smaczny. Przy tym jest wiele firm, które zajmują się właśnie tym, aby konferencje się udawały i do tego jeszcze, aby wszystko było na najwyższym poziomie. Na co trzeba zwrócić uwagę w przypadku cateringu? Przede wszystkim na:
- ustalenie menu,
- ustalenie ilości gości, dla których jedzenie będzie przygotowywane,
- cenę,
- czy potrzebne będą osoby do obsługi czy będzie to tak zwany „szwedzki stół”,
- jakie elementy ma zawierać catering (przerwa kawowa, przerwa na lunch, przerwa obiadowa),
- datę i miejsce odbywania się konferencji.
Ustalając te wszystkie szczegóły z pewnością uda się znaleźć dobrą firmę cateringową, która będzie w stanie obsłużyć całą konferencję.
Miejsce na konferencje
Równie istotne wydaje się tutaj miejsce, w którym ma się odbyć konferencja. Często bowiem jest tak, że już w samych hotelach wynajmujących sale konferencyjne istnieje możliwość wynajęcia sali wraz z cateringiem. Osobie, która zajmuje się organizacją konferencji znacznie ułatwiłoby to zadanie, ponieważ nie ma wtedy potrzeby szukania firmy zewnętrznej i wszystko odbywa się w jednym obiekcie.
Organizacja konferencji wcale nie jest sprawą łatwą i dlatego też warto się nad tym zacząć zastanawiać zdecydowanie wcześniej, tak aby wszystko było dopięte na ostatni guzik. W ten sposób ma się przecież pewność, że konferencja na pewno się uda.
